关于印发《中国科学院企业档案管理工作规范》的通知
    2015-04-01          字体大小[]

      科发办字〔2001〕416号

      院属各单位、院机关各部门、各有关企业:

      为了进一步做好我院企业档案管理工作,现将《中国科学院企业档案管理工作规范》印发给你们,本规范自2001年10月22日起施行。1995年印发的《中国科学院技术开发公司档案管理暂行办法》同时废止。

      

      中国科学院2001年10月22日

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      中国科学院企业档案管理工作规范

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      目录

      第一章 总 则

      第二章 管理体制与职责

      第三章 档案的收集与移交

      第四章 档案管理

      第五章 企业档案利用与信息开发

      第六章 企业资产与产权变动时档案的处理

      第七章 考核与奖惩

      第八章 附则

      第一章 总 则

      第一条 为进一步规范我院企业档案管理工作,有效地为企业科研、生产、经营、管理等各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)及有关规定,结合中国科学院企业的实际情况,制定本规范。

      第二条 本规范所称企业档案是指企业在科研、生产、经营、管理活动中直接形成的,对国家、社会和企业具有保存与利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

      第三条 本规范适用于院、分院和研究所投资兴办的控股和为大股东的企业。中外核资公司,院属商业、服务性企业可参照执行。

      第四条 企业当案是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的重要依据,是企业信息资源的重要组成部分。企业档案工作是企业管理的基础性工作,也是我院当案事业的重要组成部分。企业对本单位档案具有依法管理、保护、使用的义务和权利。任何个人不得将档案据为己有或拒绝归档。

      第五条 院办公厅会同高技术产业局共同负责监督监察本规范的执行情况;院办公厅档案部门负责指导企业档案业务工作。

      第二章 管理体制与职责

      第六条 企业档案工作实行统一领导与分级管理相结合的体制。各公司原则上应在公司章程中对档案管理作明确规定,并将有关内容纳入相关制度与岗位责任制。

      第七条 企业应当加强对档案工作的领导,明确一位负责人主管档案工作,保证档案工作所需必要条件。

      第八条 企业(集团)应设置综合档案室(或档案信息管理中心),配备具有档案专业知识的专(兼)职人员,集中统一地管理本公司的各类档案,并对下属企业的档案工作进行监督与指导。

      第九条 各分公司与子公司可设置综合档案室,也可确定专(兼)职档案工作人员负责接收和管理本公司各类档案。

      第十条 各分院与研究所投资的企业可根据本单位情况,确定相应的档案工作人员,负责管理本企业档案,业务上接受分院、研究所档案管理部门的指导。

      第十一条 各单位应建立健全本企业档按工作规章制度。企业档案工作人员应当忠于职守,认真执行国家有关法律、法规。

      第三章 档案的收集与移交

      第十二条 档案收集职责:

      (一)企业各部门负责收集本部门应归档的材料;

      (二)企业办公室或秘书负责收集企业领导在企业管理和参加重大活动中形成的材料;

      (三)各项目负责人(或指定专人)收集企业产品研发、基本建设、设备仪器等方面的材料;

      (四)档案工作人员协助本企业各职能部门对收集的应归档材料的完整程度、准确性以及保存价值进行审核。

      第十三条 凡是在企业业务活动中形成的有保存价值的文件材料都应该按规定收集齐全,整理归档,具体归档范围参见《中国科学院企业文件材料归档范围及保管期限参考表》(附件1)。

      第十四条 归档基本要求:

      (一)归档材料必须是企业在科研、生产、经营、管理等活动中形成的原始记录,有负责人签署意见;

      (二)归档材料应按归档范围进行积累,确保完整、准确、系统,反映企业各项活动的真实内容和历史过程;

      (三)归档材料应按照国家和院有关规定、标准和要求,进行整理、编目;

      (四)用纸、用笔规范(不用铅笔、圆珠笔),字迹清晰;

      (五)具有重要保存价值的电子文件,应与内容相同的纸质文件同时归档。

      第十五条 归档时间:

      (一)产品研发、基本建设、设备仪器购置等活动中形成的材料,在项目结束后(或按阶段)整理归档,产品文件材料在产品定型后归档;

      (二)企业各职能部门在企业管理过程中形成的材料于第二年上半年(自然年度)归档;

      (三)会计文件材料可由企业会计部门保管一年后向档案部门移交。

      第十六条 档案工作人员原则上应参加企业的产品定型、科研成果鉴定、基建项目竣工验收和大型仪器设备开箱等活动,并负责有关归档材料的审核。

      第十七条 档案工作人员应对各部门送交的各类档案认真检查。检查合格后交接双方在移交清册(一式两份)和检查记录上签字,正式履行交接手续。接收电子档案时,应在相应设备、环境上检查其真实有效性,并确定其与内容相同的纸质档案的一致性,然后办理交接手续。

      第四章 档案管理

      第十八条 企业档案整理可分为理大类(一级类目),即:综合管理、经营与生产技术管理、产品及研究开发、基本建设、设备仪器、会计档案。各企业应根据自身实际情况设立二级以下类目。档案分类类目设置要层次分明,概念明确,案卷排列应反映本企业档案的分类体系,便于科学管理与利用。

      第十九条 特殊载体档案(录像带、照片、磁盘等)可按载体形式、所反映问题或形成时间进行分类编目。

      第二十条 企业在经营活动中形成的业务合同档案可单独管理(附件2)。

      第二十一条 特殊载体档案要遵照国家和院有关照片、声像、电子档案的标准,按其载体形式分别保存,并注明与相关纸质档案的互见号。

      第二十二条 企业应配置保存档案的专用库房和保护设备,采取防火、防潮、防虫、防盗等措施,确保档案安全。对破损或载体变质的档案要及时进行修补和复制。

      第二十三条 档案保管期限分为永久、长期(15-50年)、短期(15年以下)三种。

      第二十四条 根据《中国科学院档案馆档案进馆暂行办法》(科发办字〔2001〕221号),中国科学院直属企业(集团)及其重点成员企业,研究所知名高新技术企业,特别是已上市公司、股份制公司(中国科学院控股或持有大股);中国科学院不同发展阶段中具有典型代表性的企业,国家和院级工程中心;进入整体转制的技术开发型研究机构及后勤服务单位等企业(含以上的撤销和整合企业)在其经营活动中形成的符合进馆范围的档案均应进馆保存。

      第二十五条 企业对保管到期的档案应进行鉴定。鉴定工作由企业负责人、业务部门的管理人员与技术人员、档案工作人员三方组成的鉴定小组负责。企业档案鉴定小组对经过鉴定后已失去保存价值的档案,应写出鉴定报告并编制销毁清册,报企业董事会(或主管负责人)审批。销毁档案时必须履行严格的签字手续,由两人以上监销,销毁清册应长期保存。

      第二十六条 企业应建立档案统计工作制度,并按规定向上级有关部门报送档案工作基本情况统计表(附件3表12)。

      第二十七条 档案工作人员调动工作时,必须办理完档案移交手续后方可离岗。

      第五章 企业档案利用与信息开发

      第二十八条 企业应建立和健全档案的借阅制度。借阅、复制有密级的档案,必须按照国家和院有关保密的法律和规定办理。

      第二十九条 企业档案利用中,要处理好档案保密和利用的关系,既要保护企业的知识产权和商业秘密,保障企业的合法权益不受损害,又要充分发挥档案的作用。

      第三十条 企业在提供利用、公布档案时,不得损害国家利益和他人的合法权益。

      第三十一条 企业档案部门应积极主动地开展企业档案信息服务工作,根据需要编制必要的检索工具和参考资料;积极进行档案编研工作,采取多种有效的服务方式,满足企业以及其他各有关方面的需要。

      第六章 企业资产与产权变动时档案的处理

      第三十二条 企业应加强对资产与产权变动时档案处置工作的组织协调,按国家有关法规做好善后工作。

      第三十三条 企业应做好资产与产权变动中形成材料的收集、整理和移交工作。其档案由接收单位或原主办单位保存。

      第三十四条 依法实施破产的企业,按国家《企业破产法》的有关规定执行。

      第三十五条 院内被兼并或整合的企业,其档案归属于兼并企业或整合后新成立的企业,由兼并方或新成立的企业统一管理。因各种原因,不再隶属于中国科学院的企业,其隶属关系变动前形成的档案移交中国科学院档案馆。

      第三十六条 企业以其全部资产改组为股份制企业的,改组后的档案另立全宗。

      第七章 考核与奖惩

      第三十七条 企业档案的各项管理工作应纳入相关的岗位责任制,作为企业年度考核的内容之一,彬关于奖惩挂钩。

      第三十八条 根据分级管理原则,各级档案主管部门应对企业的档案工作进行考核,考核结果按企业章程作为对公司高级管理人员业绩考核的内容之一。

      第三十九条 对造成档案损失或在利用档案中给企业造成经济损失负有直接责任者,企业应根据国家档案局《档案行政处罚程序暂行规定》给予相应的处分,并报院办公厅及高技术产业局备案;构成犯罪的,依法追究其刑事责任。

      第八章 附 则

      第四十条 本规范凡与国家今后颁布的有关规定不符之处,以国家规定为准。

      第四十一条 本规范自颁布之日起施行,《中国科学院技术开发公司档案管理暂行办法》(科发办字〔1995〕0244号)同时废止。

      第四十二条 本规范由办公厅负责解释。执行过程中存在的具体问题,由办公厅会同高技术产业发展局协调解决。

      附件:1、中国科学院企业文件材料归档范围及保管期限参考表

      2、经营业务合同档案管理细则与归档范围

      3、企业档案常用表格

      附件1中国科学院企业文件材料归档范围及保管期限参考表

      1.综合管理类

      1.1企业组建永久

      资金证明

      场地证明

      企业章程

      法定代表人任命书

      注册等级的函件及批件

      营业执照正本(副本)

      中外合资公司组建项目建议书

      中外合资公司组建可行性报告与外方资信证明合同书

      外商所在国登记注册文件复印本

      中外合资公司国内工商注册登记材料

      1.2综合行政管理

      股份、债券发行、转让、上市的申请及批准文件 永久

      股东会、董事会、监事会、经理办公会议形成的材料 永久

      其他重要会议形成的材料 长期

      国家上级部门颁发关于对企业工作决定、规定等 长期

      企业规划、计划、总结 永久

      企业工作请示、批复、通知 长期

      企业内部及分支机构调整与设置 永久

      企业制定的各类规章制度 长期

      企业启用印信、徽标通知 永久

      上级领导视察、检查本企业工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像带 永久

      反映本企业重要活动事件的新闻报导材料 长期

      1.3法律监察与审计

      监事会会议记录 长期

      企业与外单位法律纠纷诉讼案件材料 长期

      企业自查情况报告 长期

      审计通知书(委托书)和结论 长期

      审计调查报告与证明材料 长期

      监察调查结果与处理决定 长期

      1.4劳动人事与继续教育

      董事长、总裁或总经理(含副职)、财务负责人聘任与解聘通知 永久

      企业各部门经理聘任与解聘通知书 长期

      企业与职工签订的招聘录用合同、担保书等材料 长期

      企业职工辞退、除名、退休的通知 长期

      企业职工名册 永久

      人员情况统计报表 永久

      企业员工守则 长期

      企业制定的劳动人事管理制度 长期

      企业的工资分配方案 长期

      企业专业人员评聘技术职务的材料 长期

      企业职工获奖材料 长期

      企业为职工办理退休、养老、待业、医疗保险的材料 长期

      员工考核培训方面的文件 短期

      1.5外事活动

      企业组团出国考察报批文件 长期

      出国考察报告 长期

      企业人员出国进修参加技术交流会和商务洽谈的文件材料 长期

      企业参加国际展览会材料 长期

      外商来企业参观、考察材料 长期

      与境外单位进行技术合作的意向书、协议书、备忘录等 永久

      1.6党群工作

      党委会议纪要、决定 长期

      党委及党代会的文件材料 长期

      组织建设、宣传、统战的文件材料 长期

      企业党员违纪处理的文件材料 长期

      职工代表大会的文件材料 短期

      2.经营与生产技术管理类

      2.1经营管理

      2.1.1〖WB〗决策、计划、统计工作

      企业改革、重大战略性决策、发展规划 永久

      变更经营职责范围材料 长期

      目标管理文件材料 长期

      各类经营计划及总结 长期

      经济责任制方案(年度经营目标责任书) 短期

      企业统计年报 永久

      企业法人年检报告书 长期

      企业经营情况报表 长期

      科技经营咨询年报 长期

      高新技术复审表 长期

      产品生产销售年报 长期

      原材料消费与库存年报 长期

      2.1.2财务管理

      资金管理材料 永久

      企业投资和入股合同

      企业资产、债务清查评估及资金信用评级的报告

      企业财务状况变动表及财务说明书和资产负债、损益报表

      现金流量表

      资金筹集规划、利润分配、投资方案及风险抵押管理办法

      成本管理材料 长期

      成本形成的原始记录

      内部价格结算表

      成本年计划完成情况报告

      经济核算及依据材料 长期

      企业编制的会计年度预决算 永久

      企业与其他单位的经济关系证明 长期

      贷款申请书、担保书、协议、合同 长期

      外汇额度管理办法 长期

      财税大检查的文件 短期

      劳动工资年报 长期

      2.1.3产品销售与售后服务

      销售计划、总结 长期

      销售网及其变更材料 长期

      新技术与新产品出口的报批文件材料 长期

      初期流动商品调查报告 长期

      产品或技术改进与更新建议书 长期

      市场调查分析报告 长期

      市场与用户反馈材料 长期

      技术产品质量评价材料 长期

      销售记录统计表 长期

      广告构思与设想材料 长期

      广告实施材料 长期

      技术产品展览会材料 长期

      广告样册 长期

      宣传报道材料 长期

      各类经营业务合同(见附件2)

      2.1.4资产管理

      国有资产产权变动、注销登记和产权登记年度检查 短期

      国有资产占有登记与国有资产产权证 长期

      产权纠纷调处裁决书 永久

      物资供应

      物资供应年度计划、总结 短期

      物资供应的统计、报表 短期

      物资报废、处理的文件材料 短期

      房地产管理及开发

      土地证、房产所有权证 永久

      购房购地协议、合同 永久

      租赁房屋协议、合同 长期

      购置房地产的报批材料 长期

      物业管理有关文件 长期

      固定资产管理有关文件 长期

      2.1.5股票管理

      股东大会表决材料 永久

      股东的股权、分利等文件材料 永久

      税后利润分配决议 永久

      认购股权证样本、各种股票样本 长期

      内部职工认购股托管协议书 长期

      内部职工认购股登记册(上市前) 长期

      股份承销(代销或包销)的委托书、合同、协议 长期

      企业与各法人股单位签订的协议、涉及股东权益的文件等 长期

      2.2生产技术管理

      2.2.1生产调度

      有关生产的各种会议纪要 短期

      生产情况简报 短期

      协作配套单位生产管理方面的来往文件 短期

      生产管理规章、制度、办法、关键措施等 长期

      年度生产工作总结及其它有关文件 长期

      2.2.2质量管理

      质量认证体系各个阶段材料 长期

      质量管理计划、总结 长期

      质量保证体系材料 长期

      质量管理统计报表 长期

      QC小组活动成果材料 长期

      质量事故及处理结果材料 长期

      有关质量问题的会议纪要 长期

      质量信息反馈材料 短期

      质量管理工作的有关规定、制度、措施等 长期

      质量管理奖申报材料 永久

      主要的质量控制和工艺检测手段材料 永久

      产品质量分析报告及有关材料 短期

      2.2.3能源管理

      能源管理年度工作计划、总结 长期

      能源消耗定额 长期

      能源使用协议书及有关请示与批复 长期

      能源管理制度、措施 长期

      2.2.4安全管理

      安全生产工作计划、总结 长期

      安全检查、整改措施执行情况材料 短期

      安全生产承包合同 短期

      重大伤亡事故报告及分析处理材料 短期

      2.2.5科技管理

      科技工作长远规划、年度计划、总结等 长期

      企业新产品研发试制和技术改造立项计划、总结等 长期

      中外合资项目的立项报告、请示与批复 永久

      专利、著作权登记、科技成果管理文件材料 长期

      科技合作、成果转让合同、协议 长期

      科研经费预算、分配、使用的文件材料 长期

      科技奖励材料 长期

      科技管理统计报表长期

      2.2.6环境保护

      环保工作计划、总结、请示、批复、规定等 长期

      有关环保的计算依据、方法、规定等材料 永久

      污染源调查材料 永久

      环境污染防治材料 永久

      环境影响报告书 永久

      环境工作基本情况材料 长期

      "三废"处理及综合利用材料 永久

      环境统计报表、统计分析材料 永久

      2.2.7计量工作

      计量、检测、理化工作计划、总结、规定等 长期

      计量标准仪器的周期检定记录 长期

      计量标准考核材料 永久

      计量检测、理化新技术交流及信息反馈材料 短期

      计量、理化、检测承包合同 短期

      计量、检测、理化工作各种统计报表短期

      2.2.8标准化工作

      标准化工作规划、计划、总结、规定等 长期

      标准认证材料 永久

      贯彻、更正、修改、废止各类标准的有关文件材料 长期

      监督检查标准执行情况的材料 长期

      各类标准及有关材料 长期

      标准化工作统计报表 长期

      2.2.9档案和信息管理

      档案工作规划、计划和总结 长期

      档案、资料各种统计表 长期

      向上级档案馆、战备档案库移交的档案清册 永久

      档案管理升级材料及各项管理制度 短期

      各类档案目录 永久

      3.产品及研究开发类

      3.1产品

      3.1.1产品研发立项阶段

      产品研发立项报告、批复

      研究任务书、合同、协议书 永久

      经济、技术性能指标 永久

      会议纪要及来往文件 短期

      3.1.2产品研制阶段

      试验大纲 长期

      试验记录、报告 长期

      技术设计说明书、技术总结 永久

      计算书 永久

      研制阶段关键的配方、工艺流程、图纸 短期

      试制鉴定大纲、报告 永久

      试制总结 永久

      重大技术问题、专题总结 永久

      产品图、技术条件 永久

      合格器材供应单位名单 长期

      采用新技术、新工艺、新材料、新结构的试验报告、鉴定意见及应用总结等 永久

      理化分析规程及试验、检验记录 长期

      产品研制工作总结 永久

      定型申请报告、批准文件 永久

      批量生产工艺方案、工作总结 长期

      3.1.3产品正式生产阶段

      产品生产许可证 长期

      商标注册登记材料 长期

      工艺规程、运行规程、分析规程 长期

      定型产品图样、工装图样 长期

      专用非标准设备目录 长期

      质量检验材料 永久

      工时、材料消耗定额表 短期

      产品合格证 短期

      产品履历书 永久

      技术标准(国际、国内) 长期

      国内外同类产品情报,实习、考察报告 长期

      市场反馈信息 短期

      产品更改许可书 永久

      工艺、工装更改通知单 永久

      优质产品申请报告及鉴定批准文件 永久

      声像材料 长期

      重大质量问题处理报告 永久

      停产通知、停产原因说明及转产的文字材料 永久

      3.2科学技术研究

      任务书、合同书、协议书 长期

      预研基金申请书及批准材料 永久

      选题分析报告、可行性论证材料 永久

      研究计划 长期

      调查、考察报告 长期

      方案论证报告 永久

      实验(试验)记录、报告 短期

      阶段性研究工作总结 长期

      分析计算材料 长期

      图样、图表 长期

      研究工作总结 长期

      鉴定申请报告及批复文件 永久

      论文、专著及出版刊物的正本 长期

      成果申请及批复文件 永久

      专利申请报告及批复文件 永久

      4.基本建设类

      4.1基本建设管理的文件材料 长期

      4.2大型基本建设项目文件材料归档范围,参照科发建字〔1997〕0227号文

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      5.设备仪器类

      设备仪器管理的文件材料 长期

      购置、引进设备仪器的申请、协议书及报批文件 短期

      随机文件:使用说明书、部件安装说明书、产品合格证、调试说明书及图纸等 短期

      验收、安装、调试文件:验收标准、验收规程、安装工艺、调试记录、运行记录、检验报告 短期

      有关索赔及撊鼣服务材料 短期

      仪器设备操作、维修保养与管理的规章制度 短期

      使用记录 短期

      维修记录、报告 短期

      设备改造计划、申请书、技术更新记录及有关图纸 长期

      设备报废申请、转让、移交、检验报告及资产管理审批文件 长期

      6.会计档案

      各种会计帐册

      各种原始凭证

      各种财务报表

      (详见会计档案有关规定)

      附件2

      经营业务合同档案管理细则与归档范围

      1.合同档案立档的基本要求

      1.1合同号为合同档案唯一的保管单位。

      1.2合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议、单证、函电及与此相关的具有保存价值的材料形成。

      1.3合同承办人即形成合同档案的责任人,由其负责合同进程记录、履约过程中形成材料的归卷。

      1.4合同自签订之日起,由承办人负责建立该合同归档案卷(档案袋或档案盒均可,及时将合同履约过程中形成的应归档材料及时归卷。

      1.5在合同履行期内,由于各种原因需要由他人代为处理合同时,双方应履行交接手续,并将交接日期与交接情况写入《合同进度记录》中。

      1.6合同履行完毕后,承办人应对合同履行过程中形成的材料按照重要程度或时间顺序进行排列、整理、登记目录,补齐应归入合同档案的材料。

      1.7承办人按照规定整理形成合同案卷交由部门负责人或项目负责人检查合格并签字后,形成正式的合同档案。

      1.8正式形成的合同档案以合同履约完毕之日起开始计算档案保管期限。

      2.合同档案的种类与归档范围

      2.1外贸进口合同归档范围:

      2.1.1用户征询单、询价单及外商报价单;

      2.1.2用户确认单、代理进口协议、付款通知;

      2.1.3进口批件和免税证明;

      2.1.4外贸合同及附件;

      2.1.5订货通知单;

      2.1.6对外付款凭证(信用证、托收单或电汇单);

      2.1.7进口储运联系单或异地报关委托代理协议书;

      2.1.8外商装运运单、发票、装箱单;

      2.1.9保险单、品质证书、包装证明;

      2.1.10进口报关单;

      2.1.11商检证明;

      2.1.12结算发票及用户补款通知或退款通知。

      2.2外贸出口合同归档范围:

      2.2.1外贸出口合同文本、《代理出口合同》或协议原件(以代理方式出口)、《购货合同》(以买断自营方式出口);

      2.2.2外商的订单、订货传真及订货电话记录;

      2.2.3出口许可证、配额表;

      2.2.4商检证和动植物检疫证;

      2.2.5出口发票、出口装箱单、包装证明;

      2.2.6空运或海运单、保险单;

      2.2.7出口报关单退税联和出口核销单核销联的复印件;

      2.2.8信用证、收汇水单、结算通知单和结算单的复印件;

      2.2.9与外商及国内客户往来函电、电话记录(含催款函电)等资料;

      2.2.10有关处理纠纷、仲裁或诉讼的全部文件及记录(含退、换货的记录)。

      2.3技术进出口合同归档范围,除按照进口出口合同归档范围归档外,还需具备:

      2.3.1技术鉴定证书;

      2.3.2申请专利过程材料及专利证书的复印件;

      2.3.3就引进(出口)技术的报批材料;

      2.3.4就技术进(出)口形成的各种函件及协议;

      2.3.5双方就技术使用时间、范围的有关协议。

      2.4产品销售、技术服务、技术维修、技术咨询、技术转让等各类合同归档范围可根据具体情况规定。

      3.合同档案的报关期限

      3.1进出口合同保管期限按定期保存。

      3.2技术进出口合同保管期限:

      3.2.1合同金额50万美元以上的保存15年;

      3.2.2合同金额100万美元以上的保存50年;

      3.2.3重大项目的技术进出口合同永久保存。

      3.3产品销售、技术服务、技术维修、技术咨询、技术转让等各类合同的保管期限按定期保存。

      附件3

      企业档案常用表格(略)

      表1.档案盒封面、脊背式样及规格

      表2.归档文件目录封面

      表3.归档文件目录

      表4.备考表及规格

      表5.企业档案借阅申请表

      表6.档案借阅登记表

      表7.档案移交清单

      表8.档案销毁清册

      表9.合同档案文件目录

      表10.合同档案文件移交目录

      表11.合同档案销毁清单

      表12.企业档案统计报表

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